Что такое оптимизация рабочего процесса

Содержание
  1. Оптимизация процессов производства: методы, задачи и технологии
  2. Методы оптимизации производства
  3. Бережливое производство
  4. Тотальная оптимизация
  5. Почему оптимизация не работает
  6. Оптимизация рабочего времени
  7. Недостатки организации работы
  8. Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок
  9. Чередование времени работы и отдыха
  10. Вынужденные простои
  11. Как оптимизировать рабочее время сотрудников?
  12. Как контролировать рабочее время сотрудников?
  13. Способы контроля рабочего времени
  14. Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте
  15. Оптимизация использования рабочего времени персонала
  16. Современные методы оценки персонала
  17. Система автоматического учета рабочего времени
  18. Как организовать оптимизацию процессов?
  19. Кому нужна оптимизация процессов?
  20. Ошибки допускаемые при оптимизации бизнес-процессов
  21. CrocoTime и оптимизация бизнес-процессов
  22. Результаты, которых поможет достигнуть CrocoTime:
  23. Оптимизация бизнес-процессов для чайников на примерах
  24. Что такое бизнес-процесс
  25. Что можно оптимизировать
  26. Оптимизация бизнес-процессов — главный секрет
  27. Как внедрять оптимизацию бизнес-процессов
  28. 5.Ближе к клиенту (оптимизация уровня среды)
  29. 6. И еще немного банальных оптимизаций
  30. Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов
  31. 5 быстрых способов повысить свою профессиональную эффективность
  32. 1. Оптимизируйте рутинные операции
  33. 2. Автоматизируйте расчеты
  34. 3. Работайте над экспертным статусом
  35. 4. Оформляйте свои идеи в графическом формате
  36. 5. Восстановите душевный баланс

Оптимизация процессов производства: методы, задачи и технологии

Что такое оптимизация рабочего процесса

Оптимизация производственных процессов затрагивает основные сферы изготовления продукции на предприятии:

  • Повышение оборота продукции. В условиях конкурентного рынка повышение объемов продукции редко приводит к желаемому результату, лишь увеличивает затраты предприятия. Необходимо выделить продукт пониженной ценой, дополнительными характеристиками или другими преимуществами для клиентов, чтобы повысить оборот.
  • Снижение операционных расходов. Оптимизация процессов на предприятии сводится к повышению эффективности работы сотрудников и снижению их численности. Также устраняются неиспользуемые складские помещения, оборудование.
  • Рациональное распределение запасов предприятия. Снижение количества запасов приводит к промышленному застою, снижению объемов производимой продукции и общей стагнации для бизнеса. В рамках указанных мероприятий необходимо правильно рассчитывать количество и качество запасов. Работа с запасами проводится в комплексе с оборотом.

В результате всех процедур, производительность организации должна возрастать, а финансовые затраты оставаться на прежнем уровне либо уменьшаться.

Методы оптимизации производства

При управлении предприятием в целях оптимизации производственной деятельности, в первую очередь, затрагиваются текущие процессы. Целью специалистов становится улучшение актуальных методов изготовления продукции. Только если оптимизационная деятельность не помогает улучшить состояние компании, используется модернизация оборудования.

Существует несколько основных методов сократить траты и увеличить доходы:

  1. Бережливое производство;
  2. Тотальная оптимизация всех процессов, происходящих в компании.

Задача специалистов заключается в том, чтобы оптимизировать производство на постоянной основе. Временные меры приносят или незначительный, или краткий результат.

Бережливое производство

Данная модель оптимизации подразумевает исключение любых процессов в организации, которые приводят к дополнительным тратам бюджета. Основное условие – изготовление ограниченного количества товаров, использование ограниченного числа сотрудников и т. д. В рамках оптимизации производства продукции и других сфер деятельности, при бережливом методе сокращаются траты на:

  • Завод не занимается перепроизводством продукции, изготавливает ровно столько, сколько нужно потребителю;
  • Материалы и сырье, образующиеся между этапами производства готовых изделий больше не хранятся на складах, сокращается производственный цикл;
  • Изменяется расположение цехов и оборудования так, чтобы затраты на транспортировку материалов больше не требовались;
  • Закупается дополнительное оборудование, исправляются проектные ошибки, чтобы сократить число циклов при производстве каждой единицы продукции;
  • Сокращается количество запасов продукции в том случае, если они лежат без конкретной цели продажи;
  • Минимизируется возможность изготовления бракованной продукции;
  • Оптимизируется работа персонала, организуется удобное рабочее пространство для скорейшей работы.

Путь бережливого производства дает долгосрочный результат без потери в качестве итоговых товаров. Технология характеризуется ускорением и упрощением рабочих процессов, благодаря чему расходы понижаются естественным образом, а темп производства растет.

Тотальная оптимизация

Принципы тотального метода оптимизации производства отправляют предпринимателя к подчиненным. К процедурам по снижению затрат привлекаются сотрудники.

Формируется отдел или нанимаются специалисты в данной области, которые создают проект. На основании проекта можно оптимизировать производство, снизить затраты на покупку сырья и количество брака.

Программа подразумевает следующие факторы:

  • Работники компании знают производственный процесс лучше начальства. Недостатки оборудования, неудобные моменты в работе, неправильное распределение ресурсов – все это влияет на качество и скорость изготовления продукции.
  • При разработке проекта используется мозговой штурм, на котором во внимание принимаются даже самые безумные идеи. Впоследствии из них могут получиться интересные варианты по снижению расходов компании.
  • Чтобы сотрудники компании активнее принимали участие в разработке проекта, используется материальное вознаграждение. Из всего коллектива отбирается рабочая группа, которая будет направлять специалистов.
  • Деятельность рабочей группы отслеживается руководством предприятия. Для выполнения задач оптимизации производства необходим жесткий контроль и сотрудничество всех слоев персонала.

В России уже используется данный вид оптимизации на крупных предприятиях. Обе модели позволяют добиваться значительных результатов в улучшении работы фабрики или другой промышленной компании.

Почему оптимизация не работает

В некоторых случаях оптимизация ресурсов производства не приносит видимых результатов. Тому есть распространенные причины:

  • Специфика компании не учтена;
  • Используется только механистический подход;
  • Не соблюдается этапность мероприятий;
  • Руководство не контролирует или не исполняет рекомендации.

Компания «Арбор Прайм» предлагает собственных специалистов по оптимизации производственных предприятий, а также всеобъемлющие консультации по данной теме. Оптимизировать и улучшить работу организации поможет только продуманный, системный подход.

Решение задач мониторинга, диагностики и оптимизации производственных процессов

Источник: http://arprime.ru/optimizacia/proizvodstvennyye-protsessy-predpriyatiya

Оптимизация рабочего времени

Что такое оптимизация рабочего процесса

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги.

Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия.

Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает.

Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач.

Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка “по делам” даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля.

Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным.

Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом “почему так”.

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости.

Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму.

А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека.

Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами.

Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную CRM-систему «Простой бизнес», в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.

Источник: https://www.prostoy.ru/1214.html

Как оптимизировать рабочее время сотрудников?

Что такое оптимизация рабочего процесса

Жалобы на отсутствие времени. В разговорах эта тема конкурирует с погодой. Сложно встретить человека, кто успевает всё и дома, и на работе.

В офисе то и дело всплывают такие термины, как дедлайн, прокрастинация, темпоральность. Растет напряжение, когда сроки срываются. Но происходит это не только из-за загруженности. Часто причина тому – неорганизованность.

Поговорим, как оптимизировать процессы и открыть свободные часы для работы.

Как контролировать рабочее время сотрудников?

Отследить и оценить занятость в компании помогает анализ событий, которые отвлекают коллектив от прямых обязанностей. Чаще всего это отсутствие дисциплины плюс банальная лень, которые оправдывают усталостью и перегруженностью. В действительности, если строго промониторить задействованность персонала во внутренних процессах, получится иная картина:

  • более 20% общаются с коллегами на отвлеченные вопросы;
  • 45% исследуют соцсети от часа до трех в рабочий период;
  • свыше 10% участвуют в длительных совещаниях;
  • 50% тратят время на разбор почты.

Еще почти 40% помогают сослуживцам. Вроде бы, неплохо, во имя общего дела. Но если разобраться глубже, снижается общая продуктивность коллектива.

Эффективность одного специалиста “съедается” за счет неумений другого. С такой ситуацией свыкаются. И руководству в итоге придется принимать срочные меры по контролю подчиненных.

Приставлять наблюдателей, подключать автоматизированные системы учета.

Способы контроля рабочего времени

Менеджеры проводят привычные мероприятия, отслеживающие действия сотрудников. Среди актуальных:

  • аудиозапись телефонных звонков – для мониторинга тех, кто постоянно общается с клиентами. Способ показывает затраченное время на консультацию, следование алгоритму разговоров, компетентность, вежливость;
  • видеозапись поддерживает пунктуальность, собранность на рабочем месте, сосредоточенность на обязанностях. Мешает психологическая особенность: привыкнув к онлайн-наблюдению, служащие возвращаются к обычным поведенческим реакциям. Кроме того, отснятый видеоматериал постоянно никто не просматривает, только по необходимости;
  • СКУД, или система контроля доступа, идентифицирует персонал при входе на предприятие и при выходе. Распознает через бесконтактные магнитные карточки или по биометрическим параметрам. Ее функция – обозначить присутствие человека на месте, не более того;
  • отчеты о проделанном, пожалуй, один из самых нудных способов, когда сотрудники самостоятельно описывают занятия в течение дня, отмечают время выполнения задач. Среди недостатков отчетности – необъективность, подтасовка сведений под требуемые параметры, трата времени на ведомости, когда его можно использовать с большей пользой;
  • специализированные сервисы по сбору информации о деятельности, или системы учета рабочего времени. Они оценивают и занятость работника, и сроки его вовлеченности в процессы, и качество исполнения проектов.

Эти приемы по отдельности и в сочетании определяют количество часов, которые высвобождаются, если применить правила тайм-менеджмента.

Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте

Всего три-четыре часа сотрудники действуют продуктивно. Оставшаяся часть дня проходит в неспешном обсуждении текущих вопросов, в планировании из разряда “сейчас начать собираться делать”, в чтении новостей в ленте, в общении с коллегами.Словесное подбадривание со стороны менеджера, надзор за коллективом, призывы к активности мало дают нужный эффект.

Кроме того, такие методы – стиль позапрошлого века. Ответственность повышают IT-программы по контролю времени. Установка ПП на компьютеры сотрудников, оповещение их об этом стимулируют их производительность на 30%, уверяет статистика.

Автоматизированные программы облегчают жизнь руководителя, который может в любое время, онлайн, по запросу проанализировать задействованность подчиненных. ПО учитывает:

  • период работы на ПК, простои с момента последнего движения мышью;
  • показатели выполнения определенных видов проектов отдельным специалистом и в сравнении его достижений с другими;
  • составляют таблицы, диаграммы по использованию времени, разделяя занятия на продуктивные и непродуктивные;
  • делают скриншоты рабочего стола, снимки вебкамерой. Эти пути, конечно, для особо ревностных работодателей, подчиненным они вряд ли понравятся.

Таким образом, обладая систематизированными сведениями о продвижении проектов, задач, руководитель ориентируется в дальнейшем планировании, в подборе персонала под конкретные задачи. Опирается не на личные впечатления, а на объективные расчеты производительности.

Оптимизация использования рабочего времени персонала

Увеличивать объемы производства, двигаться от одного интересного проекта к другому, не давая шанса конкурентам, повышать темпы работы и сохранять качество, снижать издержки – все эти цели заставляют оптимизироваться.
Невозможно трудиться все 100% рабочего времени. От этого, напротив, эффективность снижается в разы, наступает моральное выгорание.

Перерывы в 5-10 минут каждые час-полтора, законный обед в середине дня позволяют перезагрузиться и набраться сил.
Другое дело, когда свободного времени становится чересчур много. Из-за неправильно организованной загруженности, неэффективного распределения обязанностей, многозадачности некоторых сотрудников, простоев по вине работодателя.

Что можно сделать в первую очередь:

  • расписать процессы компании;
  • задокументировать скрипты работы, тем самым ускорить вхождение новых специалистов в курс дела;
  • проанализировать рабочее время работников, например, с помощью ПП CrocoTime;
  • на основе данных найти проблемы, которые тормозят работу, снижают KPI.

В процессе такой оптимизации точнее составляются планы по тратам на задание, новички обучаются быстрее, действующие сотрудники не отвлекаются на них, а занимаются своими обязанностями. Расстановка приоритетов подходит и для крупных корпораций, и мелких компаний.

Современные методы оценки персонала

Анализ коллектива и каждого его участника в отдельности основан на заинтересованности работодателя: кого он нанимает, с какой командой работает, сможет ли с ней идти вперед. Исключить “слабое звено” в начале пути, проекта, грамотно управлять персоналом, определять лидеров позволяют различные методы.

В инструментарий менеджера-кадровика входит бенчмаркинг, при котором оценивается потенциал сотрудника и резервы для развития, одновременно использование в интересах предприятия. Прежде чем проводить исследования, руководитель должен сам ответить себе на вопрос: для чего это делается. Ради оценки или все-таки ради бизнеса? И как дальше будет использоваться полученная информация?

Передовые компании применяют различные методы и инструменты оценки персонала:

  • аналитические презентации;
  • групповые дискуссии;
  • ролевые игры и индивидуальные деловые упражнения. Имитация рабочих ситуаций дает понимание готовности сотрудника к решению задач, подчеркивает вклад участников;
  • анкетирование;
  • “независимое судейство”, при котором комиссия задает вопросы, отмечает правильность ответов оцениваемого;
  • «360 градусов оценки» – круговой анализ предоставляет объективный расклад по личным и профессиональным качествам, знаниям, умениям от подчиненного до начальника;
  • совместная постановка целей работодателя и подчиненного, которые сообща определяются с задачами на конкретный период, взвешивают их сложность, достижимость. Это раскрывает профессиональный уровень.

Синергия нескольких методов дает широкое понимание собранного воедино коллектива, его скрытых и обнаруженных резервов и потенциала.

Система автоматического учета рабочего времени

Понимание сильных сторон специалистов, их предпочтений одних процессов другим, отсюда скорости и качества выполнения, предоставляет шанс использовать их в целях развития бизнеса. Непредвзятый анализ дают IT-продукты.

Программой учета и контроля CrocoTime для оптимизации процессов воспользовались бизнес-корпорации и мелкие организации со штатом в 20-50 человек.
С CrocoTime каждый человек на виду, но программа действует деликатно. Не делает скриншотов экрана или фото, видео через вебкамеру.

Она функционирует открыто и нивелирует болевые точки:

  • анализирует “успеваемость” служащего по проектам и характеризует его компетенции, уровень знаний;
  • обнаруживает нарушителей дисциплины или лентяев, кто не желает следовать принципам тайм-менеджмента;
  • фиксирует время за компьютером, через интеграцию с IP-телефонией отмечает звонки;
  • составляет отчеты по общей загруженности, сохраняет данные по времени и программам, в которые погружался или на которые отвлекался каждый сотрудник;
  • помечает приложения как продуктивные и непродуктивные;
  • автоматически формирует табели учета рабочего времени.

В итоге набирается нужное количество информации, чтобы усилить те/иные процессы, настроить работников на нужную волну, при необходимости – предупредить об отставаниях, а в тяжелых случаях расстаться. И помнить о мотивации, стимулах. Корпоративная культура не меньше, чем материальное вознаграждение, заставляет дорожить местом работы.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/592d2b007ddde88dbd5af038/kak-optimizirovat-rabochee-vremia-sotrudnikov-5e7310ac375fb21d417055de

Как организовать оптимизацию процессов?

Что такое оптимизация рабочего процесса

Давайте ответим, в самом начале статьи, на главный вопрос: “Для чего оптимизировать бизнес-процессы?”. Цель оптимизации — повышение прибыли за счет усовершенствования, ускорения и исключения самых затратных процессов. Мы поговорим о том, как организовать работу в этом направлении и какие инструменты использовать.

Кому нужна оптимизация процессов?

В общем смысле — организациям, чья цель оставаться в лидерах или, по крайней мере, не отставать от них. В идеале к лучшему должны стремиться и сотрудники. Все вместе и каждый по отдельности.

Если у ваших подчиненных нет стремления к саморазвитию и достижению лучших показателей эффективности, стоит задуматься.

А теперь список проблем, которые подталкивают руководителей компаний перейти от мысли о необходимости оптимизации к действию:

  1. Невозможно контролировать определенные направления деятельности. Следить за отчетами — одно. Понимать, кто делает вклад, чтобы отчеты были радужными — другое. По результатам исследования организации теряют более 3.000 долларов в год на оплату перекуров одного подчиненного. Представьте, какие потери несут компании, если посчитать всех несознательных сотрудников?
  2. Бюрократия на предприятии, низкая скорость обмена документами внутри компании. Специалисты подсчитали, что в среднем 20% рабочего времени у офисных сотрудников уходит на поиск документов, столько же — на согласование, еще 10% на документооборот между отделами/подразделениями. И на десерт: еще 10% на подготовку отчетов по документообороту. Подсчитали сколько полезного времени тратится бесполезно?
  3. Затягивание принятия решений.
  4. Нерациональное распределение нагрузки между подчиненными, что ведет к снижению продуктивности. Бывают ситуации, когда один сотрудник выполняет работу за себя и коллегу. Многозадачность — враг эффективности. По этому поводу было проведено исследование, его результаты показали, что, отвлекаясь от выполнения основных задач, сотрудники работают в минус и экономика, например США, теряет в год порядка 700 миллиардов долларов.
  5. Раздутый штат руководящего состава. Много советчиков, но за ошибки некого призвать к ответственности.

Эти проблемы становятся актуальными, когда компания активно развивается, расширяя сферу деятельности, оставляя управление процессами на первоначальном уровне.

Ошибки допускаемые при оптимизации бизнес-процессов

Многие руководители компаний, планируя перемены, ориентируются на свой личный опыт, пытаясь интуитивно выявить ошибки управления. Такой подход может свести работу к нулю, потому что:

  • Уделяется внимание звену, а не цепочке. Приведем простой пример: поставщиком сорван план доставки продукции. Руководитель решает изменить логистику доставки грузов, не пытаясь выяснить, кто и на каком этапе ошибся. То есть цепочка действий не меняется, меняется звено. Эффект, как вы понимаете, нулевой.
  • Желание сэкономить бюджет. Это, увы, распространенная ошибка. Пытаясь сделать лучше, не обращая внимания на IT-продукты, руководители прибегают к решению сделать все, опираясь на теорию. Книги и тренинги — это знания. Технологии — это инструмент для реализации знаний.
  • Самомнение руководства. Зачастую управленцы уверены в своих знаниях и умениях, в каком-то смысле они правы. Можно иметь поверхностное представление о предмете. Вы же не ходите лечить зубы к парикмахеру. И в вопросе оптимизации рабочих процессов стоит обратиться за помощью к специалистам и специальным технологиям, которые смогут рассказать и показать, какие аналитические решения были взяты за основу изменений.
  • Отсутствие контроля. Зачастую начальник отдела, который самостоятельно собрал команду, не считает нужным понимать, кто и что делает из его, буквально доверенных, людей в течение дня. Помните, что человеческий фактор может сыграть с вами злую шутку. На работе у каждого своя роль. Если ваша задача контролировать подчиненных, будьте добры не отлынивать.

Не стоит думать, что есть универсальное решение. Для каждой организации должен быть разработан индивидуальный план оптимизации бизнес-процессов. Не совершайте типичных ошибок и доверьте процесс анализа и поиска решения профессионалам.

CrocoTime и оптимизация бизнес-процессов

Программа учета рабочего времени CrocoTime поможет оценить и перестроить процессы внутри компании без многомиллионных вложений и найма дополнительных специалистов:

  1. Чтобы подключиться к системе, потребуется установка модуля сбора статистики. Он, в свою очередь, в режиме реального времени передает точную информацию о том, чем заняты сотрудники работающие на ПК. Алгоритмы ПО покажут 100% достоверный результат с точностью до минуты.
  2. Система выявит все ошибки, покажет, сколько времени компания использовала непродуктивно, на что уходят рабочие часы подчиненных, кто нарушает дисциплину, а кто не справляется с обязанностями.
  3. CrocoTime можно интегрировать с системами СКУД, IP-телефонией, кадровым ПО и корпоративными календарями — это поможет оценить статистику совещаний и регламентировать их количество и продолжительность.

Не забудьте обратить особое внимание на электронный документооборот. Он исключит время работы с бумажными носителями и поможет стать на шаг ближе к эффективности.

Представьте, что больше не надо распечатывать распоряжения, бежать в соседний отдел за подписью и тратить время на то, чтобы ознакомить с документом все службы и отделы.

Электронный документооборот позволит отслеживать выполнение задач с момента создания документа, ограничит или расширит доступ к документации, что приведет к возрастанию исполнительности.

Результаты, которых поможет достигнуть CrocoTime:

1. Перераспределение обязанностей. После оценки затрат времени на выполнение задач конкретными сотрудниками появится возможность оценить профессиональную подготовку кадров и перераспределить нагрузку в соответствии с компетенциями. 2. Составить продуманного штатного расписания.

После оценки загруженности персонала станет понятно — требуется ли нанимать новый персонал. Возможно, стоит задуматься о переквалификации кадров и распределении их по имеющимся свободным вакансиям. Это позволит эффективно использовать трудовые ресурсы.

3. Оптимизация затрат.

Если руководство будет понимать, кто и сколько работает — удастся сократить расходы ФОТ. Платить только за отработанное время — легко.

Программа учета рабочего времени с точностью до минуты фиксирует, кто и сколько времени реально выполнял профессиональные обязанности, а кто общался в социальных сетях и проводил время на развлекательных порталах.

При оптимизации процессов не стоит забывать о моральной стороне вопроса. Помните, что люди — не просто ресурс. При правильных подходах к управлению персоналом можно достичь высоких показателей. Главное разумно использовать доступные инструменты.

Источник: https://crocotime.com/ru/kak-organizovat-optimizatsiyu-protsessov/

Оптимизация бизнес-процессов для чайников на примерах

Что такое оптимизация рабочего процесса

Оптимизация бизнес-процессов — это набор дел, которые можно сделать, чтобы бизнес-процесс работал лучше. Что значит лучше, что это за действия и как их сделать читайте в этой статье. Она большая, приготовьтесь.

 Внимание, упрощение! В статье упоминается оптимизация. В математическом смысле это поиск экстремума функции при заданных ограничениях. В процессах надо бы еще и найти идеальный граф (схему) по которому следует пройти процессу, чтобы быть оптимизированным. К сожалению, количество всех возможных графов не определено, поэтому оптимизация (в математическом смысле) процессов невозможна. Поэтому в статье под оптимизацией понимаются просто улучшения. ¯\_(ツ)_/¯

Что такое бизнес-процесс

Оптимизация бизнес-процессов требует наличия этих самых процессов. Процесс — это последовательность действий, направленная на получение ценности для заказчика процесса.

Например, вы заказали диван через интернет с доставкой. Диван, который стоит у вас дома — это ваша цель. А у интернет-магазина есть бизнес-процесс, который в итоге должен вам диван довезти.

Процессы можно рисовать (моделировать, подробнее о том как начать это делать) по-разному. Я советую BPMN — это такой набор значков и правил их применения, он одновременно понятный и выразительный. Можно рисовать сложно и передать все нюансы, а можно рисовать просто,чтобы поняли вообще любые люди.

Вот так может выглядеть бизнес-процесс в BPMN

Рисовать такие значки можно бесплатно на сервисе storm, он еще и правила применения проверит. Оптимизация бизнес-процессов, смоделированных в BPMN, удобна — картинки наглядные, и при этом мощные — отобразят любой процесс.

Для оптимизации потребуется картинка процесса и историческая информация о том, как он работает. Картинку можно получить поговорив с коллегами или читая регламенты. Историческая информация разбросана по информационным системам типа 1С, Битрикса, ERP или эксель файлам. Информацию оттуда можно достать с помощью process mining.

Что можно оптимизировать

Оптимизация бизнес-процессов подразумевает, что нам что-то не нравится. Не нравится нам могут:

  • Скорость:
  • Долго делают конкретную заявку.
  • Большая очередь для того, чтобы заявку вообще взяли в работу.
  • Стоимость:
  • Дорого запустит процесс в работу первый раз.
  • Большие затраты на зарплаты внутри.
  • Нет заявок. Оборудование, люди и процесс простаивают.
  • Отсутствие контроля — когда непонятно, кто что делает и где конкретные заявки.

Оптимизация бизнес-процессов требует, чтобы вы поняли, что вам не нравится. Вам нужна цель, выраженная в числах (именно тут будет полезна историческая информация). Иногда целью может быть один пункт, но часто они связаны. Например:  менеджер долго перебивает заявку из почты в 1с, а мы ему еще и платим за это зарплату.

Оптимизация бизнес-процессов — главный секрет

Если менеджер долго перебивает заявку в 1с, а мы ему за это платим деньги — кажется логичным эту задачу заменить автоматизацией. Но автоматизация тоже стоит денег, сил и времени.  Практически у каждого действия, которые мы можем предложить как оптимизацию, есть положительные и отрицательные эффекты.

Оптимизация бизнес процессов это игра с ненулевой суммой: это значит что можно предпринимать такие действия, которые что-то улучшают сильнее, чем портят.

Предоставьте, что у ваших действий есть характеристика А, которая измеряется в «полезностях». Она состоит из пользы минус вред.

А=Польза-Вред.

При этом таких А у вас много:

А1=Польза1-Вред1.

и сами «пользы» и вредности состоят в каких-то своих отношениях

Польза=Польза*4/Польза1*Вред2.

Ваша задача при оптимизации бизнес-процессов — найти такие отношения и выбрать самые лучшие А в граничных условиях и целях оптимизации.

Граничные условия — это, например, деньги. Всю неэффективность в процессах можно засыпать деньгами, приставив к каждому клиенту по персональному менеджеру с MBA. Только клиенты не будут за это платить деньги, если им это не нужно.

Поэтому оптимизация бизнес-процессов требуется практически везде.

Как внедрять оптимизацию бизнес-процессов

Оптимизация бизнес-процессов сложная задача — сесть и понять все связи в бизнесе за раз и придумать идеальный процесс невозможно — связей слишком много. А если сесть и все таки начать во всем разбираться, то информация, полученная в начале изучения станет неактуальной. Поэтому необязательно пытаться найти связи аналитически, делать это можно и эмпирически.

Для понимания того, работают ли наши действия и какие существуют связи мы можем проводить эксперименты: ставим небольшую цель оптимизации, понимаем в цифрах ее значение сейчас и понимаем кого значения хотим добиться. А после осуществляем наш эксперимент и смотрим что получилось.

Например, хотим сократить скорость обработки запроса на диван. Сейчас это 96ч. В качестве действия решили заранее готовить каркасы самых популярных моделей. В итоге сократили срок до 78 ч. Хорошо это или нет? Кажется да, но у нас вырастут запасы готовых каркасов — а это замороженные деньги.

Просматриваем процесс на попарную зависимость задач и выстраиваем последовательность так, чтобы всё было максимально параллельно.

Ускорение процесса.

Немного капитальных затрат на реализацию изменений.

Всегда, процессы по-умолчанию должны проходить такую оптимизацию.

Это задача о кратчайшем пути, есть несколько вариантов её решения.

Схема без оптимизации кратчайшего пути

Самый простой в контексте бизнес-процессов — идти справа-налево, рассматривать каждую задачу и задавать вопрос «От выполнения каких других задач зависит эта задача?» и рисовать такие связи на схеме. При этом транзитивные связи не учитываются. Таким образом можно обнаружить другую последовательность задач, которую можно выполнить параллельно.

Схема с оптимизацией кратчайшего пути

5.Ближе к клиенту (оптимизация уровня среды)

Находится там, где наш клиент непосредственно думает о покупке, формулирует потребность или ждёт от нас обратную связь.

  1. Увеличение трафика процесса.
  2. Сокращение срока выполнения процесса.
  3. Повышение лояльности.
  1. Увеличение операционных затрат.
  1. До клиента приходится добираться, чтобы оказать услугу.
  2. Существуют места, где повышенная концентрация клиентов.

Страховая компания занималась расследованиями ДТП: клиент звонил и называл адрес ДТП, а на место выезжал инспектор. Он ехал долго, клиентам не нравилось. Страховая компания проанализировала самые частые места ДТП и пустила инспекторов колесить по ним. Таким образом существенно сократился срок приезда инспектора, потому что он оказался ближе к клиенту.

6. И еще немного банальных оптимизаций

  • Исключить действия в процессе, которые не используются далее.
  • Объединить несколько последовательных задач от разных сотрудников в одну и сделать сотрудника более универсальным.
  • Облегчить выполнение конкретных задач для сотрудников, сделав удобные подсказки, чек-листы, интерфейсы.
  • Собирать всю важную информацию на самом старте процесса, а не вытягивая её по чуть-чуть из потребителя.
  • Вынести задачи на аутсорс.
  • Взять аутсорсинговых задач на свой процесс.

Как вы видите, оптимизации часто существуют парами — выбор той или иной оптимизации зависит от граничных условий и задачи.

Где найти еще идеи для оптимизации бизнес-процессов

Много идей и принципов придумывания оптимизации можно почерпнуть в теории решения изобретательских задач.  Философическую составляющую оптимизации процессов можно изучить в диалектике. Математическую составляющую можно найти в оптимизационных задачах, теории графов , сетях Петри. 

Источник: https://bpmn2.ru/blog/optimizacia-bizness-processov

5 быстрых способов повысить свою профессиональную эффективность

Что такое оптимизация рабочего процесса

Продвижение по карьерной лестнице – это дело, в котором не бывает мелочей. Офисная работа диктует жесткий темп, справиться с которым не так просто. Вы можете разбираться в своем деле досконально, но вам наверняка знакомо ощущение, что вы застряли, погрузились в стресс и перестали работать эффективно.

Сомнения и профессиональное выгорание свойственны даже самым опытным и компетентным специалистам. Невозможно бесконечно фонтанировать идеями и поддерживать максимальный уровень энергии при ежедневной офисной деятельности. Путь выхода из такой ситуации – оптимизация рабочего процесса. Мы собрали для вас несколько простых лайфхаков, которые помогут вам работать быстрее и эффективнее.

1. Оптимизируйте рутинные операции

Рутинные процессы отнимают большую часть рабочего времени даже у специалистов креативной сферы, не говоря уже о менеджерах, маркетологах, бухгалтерах и прочих офисных сотрудниках.

К таким процессам можно отнести переписку с клиентами и коллегами, составление коммерческих предложений, написание отчетов для руководства и другие действия, связанные с набором текста на ПК.

Научившись печатать быстрее, вы освободите свое время для решения более важных профессиональных задач.

В этом вам поможет курс слепой печати, на котором вы освоите навыки скоростного и безошибочного набора текста десятипальцевым методом.

2. Автоматизируйте расчеты

Если ваша работа связана с расчетами, либо вам регулярно приходится совершать 1-2 однотипные вычислительные операции, навыки применения табличного редактора Эксель помогут вам оптимизировать процесс решения этих задач.

С помощью формул Excel вы можете делать экономические, финансовые, кредитные и другие расчеты с применением различных поправок и коэффициентов.

Возможность создавать шаблоны позволит производить повторяющиеся вычисления автоматически без необходимости вводить формулы заново – эта функция тоже способствует экономии вашего времени.

Чтобы узнать подробности, читайте нашу статью 5 профессий, представителям которых важно научиться работать в Excel. Чтобы получить все нужные навыки и систематизировать знания, записывайтесь на базовый курс Эксель.

3. Работайте над экспертным статусом

Если рутина – враг креативности и инициативы, то отсутствие видимых перспектив – враг мотивации. Не каждый может похвастаться тем, что находится на своем месте в корпоративной иерархии. Возможности последовательного карьерного роста могут быть ограничены целым рядом внутренних и внешних факторов, никак не связанных с уровнем компетентности.

Что делать, оказавшись в такой ситуации? Работать на себя! Нет, мы не призываем вас хлопать офисной дверью и уходить в собственные проекты.

Но есть то, что вы можете начать делать прямо сейчас, без отрыва от рабочего места: это последовательное построение своей репутации в профессиональных сообществах.

Вы можете начать ведение собственного блога с подборок и обзоров авторитетных источников в вашей сфере, значимых событий и персоналий. Постепенно набирайтесь уверенности, высказывайте свое мнение, пишите комментарии и собственные статьи.

Это привлечет к вам внимание потенциальных клиентов и работодателей, способствует вашему профессиональному росту и карьерному продвижению. Возможно, вы даже начнете давать консультации, проводить семинары и тренинги. Кстати, для записи собственных видеоуроков и лекций нужно не так много ресурсов: на курсе Camtasia Studio вы можете освоить самый доступный инструмент для скринкастинга.

4. Оформляйте свои идеи в графическом формате

Люди усваивают 86% информации об окружающем мире через визуальные каналы восприятия. Но нам кажется, что при формировании круга офисных задач и штатных расписаний кое-кому просто забыли об этом сообщить! Иначе как объяснить эти бесконечные заявления, презентации и корпоративную переписку в формате Word?

Мы уверены, что дополнив документ презентацией или проиллюстрировав сложные взаимосвязи наглядной инфографикой, вы выделите свое предложение в ряду однотипных текстовых файлов и бумаг. Иллюстрации помогают справиться с перегрузкой при большом потоке информации, сокращают время на понимание сути предложения и помогают обратить внимание на ваши инициативы и нестандартный подход.  

Если вы хотите прокачать свои навыки графического оформления информации, вам будут полезны курсы Adobe Photoshop и создания презентаций в Power Point.

5. Восстановите душевный баланс

В целях профилактики профессионального выгорания психологи советуют переключать внимание после работы на активные или созидательные занятия.

Подобные виды деятельности помогают восстановиться, разгрузить голову и гармонизировать душевное состояние намного эффективнее, чем пассивный отдых перед телевизором.

Получив новые впечатления и зарядившись энергией, вы вернетесь в офис с новыми силами и свежими идеями.

Для обретения душевной гармонии нет ничего лучше природы. Почувствовать единение с природой в условиях мегаполиса вы можете на курсах флористики или ландшафтного дизайна.

Желаем всем профессионального роста и  успешного саморазвития!

Источник: https://doprof.ru/professii/5-byistryix-sposobov-povyisit-svoyu-professionalnuyu-effektivnost/

Ваш закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: