Как написать письмо на почту об ознакомлении с документами

Содержание
  1. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам
  2. Чего указывать не надо
  3. Кто подписывает письмо
  4. Бланк сопроводительного письма к документам
  5. Правила деловой переписки по электронной почте. Деловое письмо: образец. Как отправить письмо по электронной почте
  6. При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля
  7. Приветствие в деловой переписке
  8. Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте
  9. Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным
  10. Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем
  11. Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации
  12. Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь
  13. Структурирование делового письма
  14. Суть делового письма должна излагаться по существу
  15. Образец заявления об ознакомлении с материалами гражданского дела
  16. Право на ознакомление с материалами дела
  17. Подготовка ходатайства
  18. Образец заявления
  19. Как подать ходатайство в суд
  20. Письмо-запрос
  21. Сопроводительное письмо к документам
  22. Письмо-просьба
  23. Образцы делового письма. Как написать деловое письмо
  24. Делопроизводство. Оформление писем
  25. Сопроводительное письмо
  26. Как отправить письмо по электронной почте
  27. Как написать письмо уведомление
  28. Варианты массового ознакомления сотрудников с приказом | Статья
  29. Вариант 1. Подключение в DIRECTUM всех пользователей
  30. Плюсы данного варианта реализации:
  31. Минусы данного варианта реализации:
  32. Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc
  33. Преимущества данного варианта реализации:
  34. Недостатки данного варианта реализации:
  35. Вариант 3. Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs
  36. Плюсы варианта:  
  37. Минусы варианта:
  38. Подведем итоги

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам

Как написать письмо на почту об ознакомлении с документами

Сопроводительное письмо — это формой делового этикета. Помимо простого реестра передаваемых документов оно содержит рекомендации по обращению с ними. Кроме того, по регистрационным данным можно определить сроки исполнения и факт отправки. Образец, как написать сопроводительное письмо к документам – смотрите в статье.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам? Начнем с основных правил:

  • на фирменном бланке;
  • с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.

Раздел письмаКраткое описаниеПример
ВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензию
ЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документов
ОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!
Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.
Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду. Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2021, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении. Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.
ЗаключениеПеречень приложений. Вежливая подписьПриложения:
  1. Договор поставки, количество листов.
  2. Товарная накладная, количество листов.
  3. Заказ-наряд, количество листов.
  4. Фото установленного баннера, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.

Пример сопроводительного письма к документам

Подобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам.

Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений. Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение.

Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.

Образец сопроводительного письма о передаче документов. Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:

Чего указывать не надо

Текст обращения выдерживается в деловом стиле. Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя. Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:

Пример недопустимой формулировкиСледует писать
«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»
«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»
«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2021 №321Н»
«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»
«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»

Кто подписывает письмо

Подписать обращение может руководитель направления, менеджер, главный бухгалтер, руководитель организации. В данном случае следует соблюдать этику общения. Если текст содержит обращение к руководителю компании, то и подписать его должен равный по должности руководитель.

Следует также помнить, что выполнение поручений руководитель делегирует исполнителям. Поэтому при подписании директором следует указать контакты исполнителя, чтобы получателю не пришлось тратить время на розыск ответственного лица. Печать в данном случае не является обязательной.

При получении адресат присвоит документу входящий номер и дату, которые делопроизводитель впишет вручную или при помощи штемпеля. По данному реквизиту легко можно будет отследить этапы прохождения и уточнить, на какой инстанции рассмотрения обращение находится в тот или иной момент.

Бланк сопроводительного письма к документам

Источник: https://ppt.ru/forms/rabota/sopr-pismo

Правила деловой переписки по электронной почте. Деловое письмо: образец. Как отправить письмо по электронной почте

Как написать письмо на почту об ознакомлении с документами

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения.

Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту.

Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем.

Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей.

Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма.

Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия – это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке.

После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте».

Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения.

Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь.

Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение.

Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя.

Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека.

Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя.

Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме.

Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя.

Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией.

Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте.

Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора.

Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений.

Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо.

Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2021 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма.

Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй».

Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2021 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

Источник: https://FB.ru/article/309120/pravila-delovoy-perepiski-po-elektronnoy-pochte-delovoe-pismo-obrazets-kak-otpravit-pismo-po-elektronnoy-pochte

Образец заявления об ознакомлении с материалами гражданского дела

Как написать письмо на почту об ознакомлении с документами

Чтобы обеспечить справедливое рассмотрение дела и соблюсти законные интересы участников, без ознакомления с материалами дела в гражданском процессе не обойтись.

На основании полученных фактов в ходе изучения дела могут быть собраны дополнительные доказательства, вызваны свидетели, специалисты, назначены экспертизы. Люди, не обладающие юридическими знаниями, сможет обратиться к юристу за квалифицированной помощью.

Могут быть приобщены дополнительные доказательства для опровержения или подтверждения исковых требований. С помощью этой статьи и образца заявления вы сделаете все сами максимально правильно.

Право на ознакомление с материалами дела

Согласно ст. 35 ГПК РФ, каждый человек, который привлечён к участию в гражданском деле, имеет право на ознакомление с его материалами. Возможно копировать документы и делать из них выписки.

На практике, судьи разрешают фотографировать, поскольку у сотрудников суда нет ни технической (бумага и картриджи для принтера- ограниченные ресурсы), ни физической (большой объем обязанностей) возможности делать каждому желающему ксерокопии.

Да и фотографии — это удобно, можно самостоятельно распечатать нужные листы или переслать документы электронным путем.

Знакомиться с делом может сам непосредственный участник процесса, для этого нужно лишь предъявить паспорт. Статьёй 53 ГПК РФ предусмотрено право на участие представителя — то есть привлечение другого человека для представления или защиты интересов.

Для этого может быть выдана доверенность с указанием полномочий, или заявлено устное ходатайство — участник дела просит суд привлечь кого-то другого для защиты его интересов (это должно быть отражено либо в протоколе судебного заседания, либо в письменном заявлении лица).

Другие лица, к примеру, свидетели, эксперты, родители (не в случае, когда они представляют интересы несовершеннолетних детей) и супруги знакомиться с материалами дела не могут.

Суд не может отказать в ознакомлении с материалами дела лицам, имеющим на это право. Но не следует считать, что дело будет выдано в любой удобный момент. Секретарю нужно сначала подготовить и подшить все материалы, судье — изготовить процессуальный документ (решение, определение) поэтому и необходимо подать ходатайство об ознакомлении.

Подготовка ходатайства

Если конкретный участник хочет обратиться с просьбой выдать дело для ознакомления, это надо сделать в письменной форме, подробно и четко указывая, какие действия будут им произведены ( ознакомление, снятие копий, фотографирование).

В заявлении используют актуальные ссылки на Гражданский процессуальный кодекс, если человек юридически не подкован, стоит перепроверить в бесплатных правовых базах (Гарант, Консультант Плюс), действуют ли те статьи, на которые в документе содержится ссылка, а также обратить внимание на год, которым датирован образец ходатайства — лучше выбрать недавние.

Если самостоятельно подготовить документ не получается, то лучше обратиться за помощью к специалисту. Юрист подготовит  документ и самостоятельно подаст его в суд, либо вы можете составить доверенность на представление интересов. Юрист может быть допущен и по устному ходатайству, но тогда должен присутствовать на ознакомлении и сам доверитель.

Образец заявления

Документ должен быть составлен на имя председательствующего судьи. Текст может быть написан от руки, напечатан на компьютере или пишущей машинке.

Ходатайство состоит из нескольких частей:

  • В первой вводной части указывается наименование суда, ФИО или полное название организации истца, ответчика, третьих лиц, адреса проживания или местонахождения. Для удобства и самого участника, который хочет ознакомиться, и сотрудников суда, лучше указать также номера мобильных телефонов, адреса электронной почты. Имея эти контакты, суд сможет в кратчайшие сроки проинформировать, когда можно прийти и ознакомиться с делом, либо согласовать дату и время.
  • Во второй части, описательной, нужно указать реквизиты дела: номер, данные истца, ответчика, суть исковых требований, а также обоснование ходатайства со ссылкой на ст. 35 ГПК РФ.
  • В заключительной, резолютивной части формулируется текст самой просьбы: о предоставлении гражданского дела в полном объеме. Если томов в деле несколько, то в тексте ходатайства рекомендуется указать примерный промежуток времени, который потребуется для изучения материалов.

Образец ходатайства можете скачать здесь:

Скачать в Word [27.00 KB]

Как подать ходатайство в суд

Закон не содержит жёстких требований к способу подачи заявления об ознакомлении.

Это возможно сделать следующими способами:

  • Лично, через канцелярию суда. Документ подаётся в рабочие часы, как правило, в порядке очереди. Если подает непосредственный участник процесса, то потребуется только паспорт. Если же представитель по доверенности, адвокат, то предоставить нужно будет паспорт/удостоверение, доверенность (оригинал — предъявить,копию- прикрепить к заявлению), ордер (если ранее не был приобщен к делу). Само заявление на ознакомление с материалами дела подаётся в двух экземплярах- на одном ставится штамп о принятии, с номером документа, датой подачи и подписью принявшего сотрудника. Второй экземпляр передаётся судье для рассмотрения данного ходатайства и приобщения его в дело.
  • По почте России – это актуально, если заявитель проживает или находится на территории другого региона. Доказательством направления ходатайства будет заказное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении
  • По электронной почте, либо через систему ГАС-Правосудие. Это наиболее удобный и быстрый способ. Электронные адреса судов можно найти на их официальных сайтах, если документ отправлен представителем, то нужно приложить копию доверенности.

Подавать ходатайство об ознакомлении с делом можно на любом этапе его рассмотрения, но после принятия его судьёй к производству. До принятия суд может оставить иск без движения или вернуть его истцу. На данном этапе, по факту, гражданского дела и сторон – участников еще нет.

Несмотря на испытываемый стресс и дискомфорт, необходимо хорошо подготовиться к судебному заседанию и обосновать свою позицию. Рекомендуется использовать инструкции данной статьи,чтобы детально ознакомиться с делом и собрать все необходимые доказательства.

Источник: https://isk.guru/grazhdansk/oznakomlenie-s-materialami/

/ Загранпаспорт / Как написать письмо на почту об ознакомлении с документами

Письмо-запрос

24768 – особая форма делового послания, которое составляется в тех случаях, когда одна заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию. Составляться запрос может по самым разным поводам, с целью получения:

  1. документов,
  2. прайс-листов,
  3. сроках поставки или оплаты и другой информации.
  4. сведений о товарах и услугах,
  5. скидках и акциях,

Примеры писем-запросов: — — — — — — Письма-запросы могут являться началом долгого плодотворного сотрудничества, а также, в случае уже налаженных деловых связей хорошим методом воздействия на партнеров при их слишком медленной или недостаточно эффективной работе.

Сопроводительное письмо к документам

— это письмо, которое сопровождает отправляемые документы и в котором содержится наименование направляемого документа и дальнейшие действия получателя.

удобно тем, что:

  1. во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю.
  2. во-первых, оно является доказательством отправки определенных документов. Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов;

Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей .В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма.Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма.Ниже следует обращение

Письмо-просьба

37686 – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции.

В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге.

Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.

Примеры писем-просьб: — — — — — — — — Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа: ФАЙЛЫ по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа.

Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.

Образцы делового письма.

Как написать деловое письмо

.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто.

Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

  1. Наименование.
  2. Сайт.
  3. Другие контактные данные.
  4. Логотип.
  5. Контактные телефоны.
  6. Электронную почту.
  7. Адрес.

Строгих правил по бланкам нет.

Делопроизводство. Оформление писем

Рубрика: .

Письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, пересылаемых по почте. Служебные письма оформляются на бланке организации и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе, печать (при необходимости).

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Письмо должно быть посвящено одному вопросу, это ускоряет его исполнение. К тексту письма предъявляются следующие требования:

  1. последовательность изложения материала;
  2. доброжелательный, вежливый тон;
  3. обоснованные аргументы, полнота информации;
  4. использование языковых формулировок, сложившихся в управленческой практике.
  5. нейтральный тон письма;
  6. ясность, чёткость, краткость изложения;

Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

Сопроводительное письмо

«А где написано, что мы должны составлять сопроводительное письмо к направляемым документам?» На этот вопрос придется честно ответить: «Нигде». Составление сопроводительного письма – это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах.

Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Чем сопроводительное письмо может быть полезно для отправителя?

: • имеет реквизит «Дата составления документа», а значит, в случае необходимости может служить доказательством того, что документы были отправлены вовремя; • содержит полный перечень направляемых документов (реквизит «Отметка о наличии приложения»), так что если какой-то важный документ затеряется, никто не сможет сказать, что он не был направлен; • подлежит

Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте.

Это базовый урок, в котором НЕ будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим обычное письмо, на которое сразу же получим ответ.

Этот урок необходим для дальнейшего углубленного изучения почты.

И даже если с отправкой писем у Вас проблем нет, все-таки рекомендую проверить себя, всё ли Вы делаете правильно. Рассмотрим классическую ситуацию.

У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в Интернете я рассказывал в уроке «». Первое, что нужно сделать, чтобы написать письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, и открыть его.

А вот об этом я рассказывал в другом уроке — «».

Как написать письмо уведомление

Несмотря на то, что любые деловые письма пишутся в произвольной форме, у них все-таки есть свой алгоритм составления.

Этого алгоритма придерживаются тогда, когда хотят получить гарантированный ответ. Именно поэтому не стоит пренебрегать грамотным составлением писем – тогда есть шанс добиться озвученной в них цели!

Информационные письма. Понятие и значение В общем виде информационные письма представляют собой способ передачи сведений официального характера.

Такой формат переписки – один из самых распространенных.

Его применяют и государственные органы власти, и различные учреждения, и коммерческие структуры.

Источник: https://help-avto76.ru/kak-napisat-pismo-na-pochtu-ob-oznakomlenii-s-dokumentami-34052/

Варианты массового ознакомления сотрудников с приказом | Статья

Как написать письмо на почту об ознакомлении с документами

У одного из наших действующих заказчиков, к использованию системы DIRECTUM подключено порядка 1/3 от общего числа сотрудников.

При этом в системе формируются различные приказы / распоряжения / нормативная документация, с которыми периодически возникает необходимость в короткий срок ознакомить всех сотрудников организации.

Для заказчика важно, чтобы в системе DIRECTUM обязательно проставлялась отметка, что сотрудник ознакомился с документом, а не просто его просмотрел. Также, в организации закуплены квалифицированные ЭП на всех сотрудников, которые подходят и для использования их в DIRECTUM.

Цель, которую преследует заказчик: организовать массовое ознакомление всех сотрудников с приказом в короткий срок, с возможным использованием «подручных средств», и максимально оптимизировав при этом свои расходы. Использование квалифицированной ЭП – принципиально для заказчика. Отметка «ознакомлен» сотрудника в том числе может использоваться организацией в дальнейшем в судебных разбирательствах.

Рассмотрим варианты реализации этой задачи.

Вариант 1. Подключение в DIRECTUM всех пользователей

На самом деле это самый простой вариант решения при заданных условиях, т.к. он не требует никаких доработок и интеграций с внешними системами.

Просто требуется расширить состав лицензий системы до полного охвата всех сотрудников организации и привязать к карточке каждого пользователя системы его действующий сертификат ЭП.

Тогда, в рамках типового маршрута, после согласования и утверждения приказа руководителем, на группу сотрудников будет падать задание на ознакомление с вложенным документом.

Рис.1. Карточка входящего задания на ознакомление сотрудника с приказом

Для комфортной работы «мобильных» сотрудников, просмотр документа и его подписание ЭП в системе DIRECTUM может осуществляться не только через desktop-приложение, но и через веб-браузер, а также различные мобильные приложения.

Уведомление о поставленной задаче может дублироваться на электронную почту сотрудников, для их своевременного оповещения. Права доступа на документ регулируются администратором системы – любое случайное изменение документа исключено.

В подтверждение об ознакомлении с документом, система просит каждого сотрудника проставить ЭП на документе по нажатию на кнопку «Ознакомлен» в карточке задания. ЭП сотрудника автоматически привязывается к карточке документа и в дальнейшем доступна для просмотра с его карточки.

Рис.2. Карточка привязанных подписей к документу

Немного отойдя в сторону, отмечу, что в принципе, вполне можно обойтись и простой ЭП и при этом все же иметь возможность использовать подписанный сотрудником такой подписью документ в судебных разбирательствах. Для этого нужно всего лишь верно оформить ее назначение внутри вашей организации.

Итак, для признания электронного документа, подписанного простой подписью, равнозначной документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, организации необходимо заранее зафиксировать данный факт во внутренних нормативных документах, в частности: в положении о документообороте и/или инструкции по делопроизводству.

В нормативных документах обязательно должны быть разграничены:

  1. Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП.
  2. Обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

Удобство рассматриваемого варианта состоит в том, что все подписи будут привязаны в системе к одной версии документа. Для большего удобства можно настроить отчет по аналогии с листом согласования по выполненным заданиям (рис.3) – тогда в одном списке можно будет просмотреть информацию о том, кто уже ознакомился с документом, а кто – еще нет.

Рис.3. Пример сформированного по документу листа согласования

Также в системе DIRECTUM может быть дополнительно настроено периодическое (например, раз в день) оповещение ответственных о не ознакомленных с приказом сотрудников, с указанием их ФИО. Рекомендуется, чтобы эта проверка проводилась не ранее чем за 50% от отведенного срока исполнения задачи.

Плюсы данного варианта реализации:

  1. Единое информационное пространство для взаимодействия всех сотрудников организации.
  2. Если в приказ, по каким-либо причинам вносятся повторные правки, сотрудники всегда видят актуальную версию документа.
  3. Подписи всех ознакомленных сотрудников будут сохранены в системе на карточке документа и привязаны к одной версии.
  4. Доставка документа получателю и обработка результата ознакомления осуществляется исключительно средствами службы Workflow, что означает повышенную оперативность и надежность.
  5. Может использоваться и квалифицированная, и простая ЭП.
  6. Дополнительно система может отслеживать и уведомлять ответственных об истечении сроков действия сертификатов пользователей.

Минусы данного варианта реализации:

  1. Необходимость расширения количества лицензий системы. Если лицензирование конкурентное, то потребуется точный расчет достаточного количества лицензий для комфортной работы пользователей.
  2. При попытке подписания документа одновременно несколькими пользователями возникает конфликт блокировок документа.

Вариант 2. Использование Outlook в связке с программой Overdoc

А этот вариант позволит организации вообще обойтись без каких-либо дополнительных затрат, кроме настройки службы ввода.

После согласования и утверждения приказа, инициатором в системе формируется список внешних адресатов (офлайн сотрудников, контактная информация которых также хранится в системе, в справочнике «Персоны»).

Причем DIRECTUM рассылает документ на электронную почту сотрудников в специальном структурированном ESD-формате. Для просмотра и подписания документа в таком формате для внешних пользователей существует свободно распространяемая программа OverDoc, которая устанавливается на компьютер сотрудника.

Сотрудник получает приказ, направленный ему по электронной почте, открывает его в приложении OverDoc, и ставит на нем свою ЭП. После подписания приказа ЭП, сотрудник формирует исходящее письмо на закрепленный служебный адрес с вложением в него уже подписанного документа.

Рис.4. Окно программы OverDoc

Благодаря службе ввода системы DIRECTUM, при получении входящего письма на закрепленный служебный адрес запускается прикладной сценарий, который анализирует наличие подписи на переданном вложении (узел DigitalSignatures в ESD-документе) и фиксирует факт ознакомления сотрудника по его контактной почте непосредственно на карточке документа (ФИО, дата постановки подписи на документе). ЭП сотрудника также может быть импортирована в систему, вместе с документом в качестве новой версии.

Преимущества данного варианта реализации:

  1. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП сотруднику не требуется работать в системе, т.е. компания экономит на лицензиях.

Недостатки данного варианта реализации:

  1. Для подтверждения ознакомления с документом, внешнему сотруднику необходимо каждый раз производить ряд дополнительных действий: сохранить документ из вложения, открыть его в OverDoc, подписать документ, сформировать исходящее письмо на закрепленный служебный адрес, вложить подписанный документ.

    В любом действии из этой цепочки легко можно ошибиться, например, при формировании ответного письма, сотрудник может случайно направить документ не на тот адрес.

  2. Подтверждение ознакомления сотрудника будет передаваться по протоколу электронной почты (SMTP), не гарантирующему доставку сообщений;
  3. В случае, если ЭП внешнего сотрудника должна попадать в систему DIRECTUM вместе с документом, то она будет загружаться в качестве новой версии.

    Таким образом, при необходимости ознакомить всех сотрудников с приказом, к карточке документа в системе DIRECTUM в результате будет привязано большое количество версий.

Примечание. Отмечу, что в рамках этого же варианта реализации нами исследовалась возможность подписания документа средствами Outlook.

В целом, протокол S/MIME шифрования Outlook обеспечивает аутентификацию, целостность сообщения, сохранение авторства и безопасность данных. Чтобы иметь возможность подписания сообщения усиленной квалифицированной электронной подписью всего лишь нужно указать сертификат сотрудника в настройках Outlook.

В сформированном системой DIRECTUM письме будет вложен документ-приказ в обычном формате и ссылка, для подтверждения ознакомления с ним. При подтверждении ознакомления сотрудником будет формироваться и подписываться исходящее письмо с вложенным документом на закрепленный служебный адрес. Служба ввода DIRECTUM также будет обрабатывать полученное письмо и фиксировать отметку об ознакомлении сотрудника на электронной карточке документа.

Недостатками этого альтернативного варианта является то, что:

1. Подпись ставится на тело исходящего письма с вложением, а не на сам документ.

2. Подпись остается в почтовом клиенте. А если настройки почтового сервера будут настроены на периодическое очищение, то отметка о подписании, в итоге будет вообще потеряна.

Вариант 3. Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs

Примечание. Synerdocs – это сервис обмена электронными документами, который позволяет решать любые задачи отправки, приема и обработки юридически значимых электронных документов, подходит для любых пользователей.

В рамках данного варианта решения предполагаем, что оставшиеся внешние пользователи подключены к системе Synerdocs. Для текущих клиентов DIRECTUM напоминаю, что коннектор к системе обмена Synerdocs бесплатный и входит в базовую комплектацию системы. И единственные расходы, которых не удастся избежать – это тарификация по объему исходящих документов, т.е. по количеству адресатов рассылки.

Как это будет выглядеть? После согласования и утверждения приказа в системе DIRECTUM формируется комплект документов для всех адресатов и направляется через сервис Synerdocs. За это в системе DIRECTUM отвечает специальный коннектор «Интеграция с системами обмена», который, напоминаю, входит в базовую поставку системы.

Рис.5. Модуль интеграции Synerdocs с DIRECTUM

Работа внешнего сотрудника в Synerdocs происходит с любого современного браузера. При этом, все данные передаются по шифрованным каналам связи.

Система Synerodcs поддерживает множественное подписание документа квалифицированной ЭП сотрудниками одной организации.

Информация об ознакомлении сотрудника с документом передается и хранится в системе DIRECTUM, которая в данном случае выступает в качестве электронного архива подписанных документов.

Рис.6. Веб-интерфейс системы Synerdocs 

Плюсы варианта:  

  1. Прозрачная тарификация решения, небольшая стоимость.
  2. Для ознакомления с документом и его подписания ЭП, сотруднику не требуется работать в системе, что экономит бюджет компании на расширение количества лицензий и стоимость ежегодного абонемента.
  3. Для подтверждения ознакомления с документом внешнему сотруднику не нужно производить никакие «лишние» действия: он изучает документ прямо в интерфейсе Synerdocs и там же ставит ЭП на документ.

    Данная отметка будет автоматически передаваться в DIRECTUM и фиксироваться в карточке электронного документа.

  4. Расширение функционала DIRECTUM.

    Система Synerdocs также может использоваться для обмена другими документами (включая накладные, счета-фактуры и договоры) с внешними контрагентами и быстрой подготовки документов к отправке в контролирующие органы.

Минусы варианта:

  1. Более сложная инфраструктура решения, т.к. требуется настройка интеграции с системой обмена Synerdocs.
  2. К сожалению, совсем без затрат в данном варианте не обойтись – потребуется оплата тарификации

Подведем итоги

Наверное, самый оптимальный вариант реализации массового ознакомления сотрудников в заданных рамках – первый «Подключение в DIRECTUM всех пользователей», где ничего не надо придумывать.

За вас уже все сделано и настроено в самой системе: workflow назначит задания на сотрудников, сценарий на карточке напомнит о необходимости подписать документ ЭП.

При этом все подписи в любой момент будут доступны для просмотра с электронной карточки самого документа, а ваши сотрудники всегда будут видеть только актуальные версии.

Интересно, что наш заказчик в конечном итоге выбрал все же второй вариант «Использование Outlook в связке с программой Overdoc» не смотря на кажущееся неудобство.

Прелесть этого варианта оказалась в том, что от ИТ-департамента заказчика не потребовалось «выбивать» бюджет и все сотрудники организации работали на местах, т.е.

со стационарных компьютеров, иначе бы установка OverDoc была для них не возможна. 

Тем не менее, призываю вас, не отбрасывать и третий вариант «Интеграция системы DIRECTUM с ЮЗДО системой Synerdocs» из рассмотрения. Использование системы обмена в подобных кейсах скорее редкость, но и их наши коллеги из Synerdocs решают на раз!

Я решила поделиться с вами нашими вариантами. Коллеги, если были у кого-то аналогичные ситуации, поделитесь опытом. Расскажите, как у вас решались подобные задачи или как вы предполагали их решать? Делалось ли это в DIRECTUM или в какой-то другой программе? Нам интересно и важно знать ваше мнение!

Источник: https://club.directum.ru/post/117701

Ваш закон
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: